مقدمه

نرم‌افزار ایمیل سازمانی سورنا ابزاری قدرتمند برای مدیریت ایمیل‌ها و ارتباطات سازمانی است. سورنا یک ایمیل کلاینت اختصاصی تحت وب دارد که از طریق آن می توانید مدیریت ارسال و دریافت ایمیل هایتان را انجام دهید. این راهنما به شما کمک می‌کند تا در کمترین زمان با امکانات اصلی ایمیل کلاینت سورنا آشنا شوید و از آن استفاده کنید.

مراحل شروع به کار

این بخش شامل مراحل ضروری برای شروع کار با نرم‌افزار ایمیل کلاینت سورنا است.

1. نصب یا فعال سازی نرم‌افزار

   نرم افزار ایمیل کلاینت سورنا تحت وب است و نیاز به نصب یا دانلود ندارد. صرفا با زدن آدرس دامنه ایمیل سازمانی تان در مرورگر وب به صفحه ورود خواهید رفت.

   آدرس ورود به ایمیل سازمانی را از ادمین سازمان تان بگیرید یا اینکه، احتمالا اگر ایمیل آدرس شما به صورت yourname@domain.com باشد باید آدرس https://domain.com را بزنید.

   توجه: آدرس ایمیل سازمانی باید توسط ادمین IT سازمان شما ایجاد و در اختیارتان قرار گیرد.

   اگر به همراه نرم افزار ایمیل سازمانی سورنا، مجوز استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم هم برای شما فعال شده باشد، می توانید نرم افزار اندروید کولتفرم را از برنامه بازار دانلود و نصب نمایید. برای مطالعه راهنمای کاربری کولتفرم مستند آن را جداگانه تهیه و مطالعه کنید.

   توجه: آخرین نسخه اسناد راهنمای سورنا و کولتفرم در وب سایت های این نرم افزارها در دسترس هستند.

2. ورود به سیستم (Login)

   همانطور که در بخش قبل اشاره شد، شما با زدن آدرس دامنه ایمیل سرور خود در مرورگر وب وارد صفحه Login مشابه تصویر زیر خواهید شد.

   

   • پس از باز کردن این صفحه در مرورگر وب، با استفاده از نام کاربری (استفاده از آدرس پست الکرونیک یا شماره موبایل ممکن است توسط ادمین غیر فعال شده باشد) و رمز عبور سازمانی خود و ورود کد امنیتی با زدن "دکمه ورود به سیستم" وارد سورنا شوید.
   • در صورتی که رمز عبور خود را فراموش کرده اید از گزینه فراموشی رمز عبور استفاده کنید.
   • در صورتی که می خواهید سیستم اطلاعات لاگین شما را به خاطر داشته باشد و در مراجعه بعدی لاگین باشید تیک "مرا به خاطر بسپار" را بزنید.

   توجه: اگر می خواهید از محیط انگلیسی استفاده کنید، در لینک آدرس "fa" را به "en" تغییر داده و مجدد آدرس را واکشی کنید. البته بعد از لاگین زبان قابل تغییر و تنظیم است.

3. تنظیمات اولیه

   پس از اولین ورود به ایمیل سازمانی سورنا بهتر است چند تنظیم اولیه را انجام دهید. در ادامه به آنها اشاره شده است.

   1. تعریف و تنظیم امضا

      توجه: در ادامه باید حتما آن امضا را برای استفاده به آدرس ایمیل خود متصل کنید. شما می توانید چند امضا تعریف کنید. و اگر به چند آدرس ایمیل دسترسی دارید امضاهای مختلف تعریف و به آنها متصل کنید.

      توجه: در انتها حتما "دکمه" ذخیره را بزنید تا تغییرات ثبت و اعمال شوند.

      • ابتدا با زدن روی تصویر یا نام خود از منوی باز شده گزینه تنظیمات پست الکترونیک را بزنید.

        

        

      • به طور معمول تنظیمات پیش فرض درست کار خواهند کرد. و برای تعریف امضا کافی است در پایین این پنجره دکمه افزودن امضا را بزنید و با یک نام و متن امضای خود را تعریف کنید. می توانید از امکانات ویرایشگر و تصویر هم استفاده کنید.
      • در صورت نیاز به انجام بقیه تنظیمات یا تغییر پارامتها،می توانید سند راهنمای کامل سورنا را مطالعه نمایید.
   2. تنظیم و اصلاح اطلاعات شخصی
      • ابتدا با زدن روی تصویر یا نام خود، منو را باز کرده و گزینه "حساب کاربری" را بزنید.

        

      • سپس در پنجره باز شده اطلاعات شخصی خود را تنظیم کنید. اگر تمایل داشته باشید تصویر می توانید بگذارید یا شماره تلفن و همراه خود را نیز تنظیم کنید.
      • در صورت نیاز به تغییر رمز عبور با انتخاب آیتم از همین منو می توانید اقدام کنید.

روش انجام کارهای پایه‌ای

در این بخش به صورت ساده با رویه انجام کارهای اصلی آشنا می شوید.

1. ارسال ایمیل
   • برای ایجاد و ارسال یک ایمیل جدید دکمه "نوشتن" را بزنید تا پنجره ایجاد ایمیل جدید باز شود.

     

     به راحتی می توانید آدرس گیرندگان، موضوع و متن ایمیل را درج کرده و اگر نیاز است با زدن آیکن سنجاق در فوتر پنجره چند فایل پیوست کنید و پس از امضای ایمیل (با زدن آیکن خودکار در فوتر کنار آیکن سنجاق) با زدن دکمه ارسال را بزنید.

   • امکانات پیشرفته تری در پنجره ارسال هست که در ادامه لیست شده است ولی برای مطالعه عمیق تر در مورد آنها، پیشنهاد می کنیم سند راهنمای کامل سورنا را مطالعه نمایید:
     • ایمیل را از کدام آدرس ایمیل که دسترسی دارید می خواهید ارسال کنید.
     • تکمیل خودکار (Auto Complete) آدرس گیرنده / گیرندگان
     • ارسال ایمیل گروهی به لیست آدرس
     • تبدیل متن به گفتار برای نوشتن متن ایمیل
     • ایمیل صوتی
     • ذخیره به عنوان پیش نویس
     • روش انصراف از ارسال بعد از زدن دکمه ارسال ایمیل
     • قالب و استایل دهی به متن و محتوای ایمیل
2. دریافت و مدیریت ایمیل‌ها
   • برای مشاهده ایمیل‌های دریافتی و انجام اقدامات مانند پاسخ دادن، فوروارد کردن و حذف از منوی درختی سمت راست، گره ایمیل باکس مربوطه را باز کرده و روی گره صندوق ورودی بزنید تا لیست ایمیل ها واکشی و دردسترس شما قرار گیرد.

     

     با زدن آیتم صندوق ورودی لیست ایمیل های دریافتی به ایمیل باکس انتخاب شده را خواهید دید. علاوه براینکه می توانید یک یا چند ایمیل را تیک بزنید و روی آنها کارهایی انجام دهید، می توانید لیست را فیلتر کنید تا ایمیلهای خاصی را به شما نشان دهد و سپس اقدامات زیر را گروهی انجام دهید.

     • کپی یا انتقال ایمیل ها به پوشه
     • تبدیل به وضعیت خوانده شده / خوانده نشده
     • حذف ایمیل ها
     • اسپم اعلام کردن ایمیل ها
     • نشانه گذاری ایمیل ها با پرچم
     • ستاره دار کردن
   • مشاهده ایمیل

     با کلیک روی یکی از ایمیلهای دریافتی (یک ردیف از لیست ایمیل ها)، آن ایمیل برای نمایش باز می شود. و در ادامه می توانید ضمن دیدن محتوای ایمیل و پیوست های آن به آن ایمیل پاسخ دهید یا آن را به افراد دیگری فوروارد کنید. یا ایمیل را برای دسته بندی تگ گذاری کنید.

     

     سایر امکانات پیشرفته تر مانند تاریخچه ایمیل، بررسی رکورد امنیتی، افزودن آدرس ها به دفترچه تماس، مدیریت نحوه مسدودسازی ایمیل های آتی از فرستنده و ... را می توانید در سند راهنمای کامل سورنا مطالعه نمایید.

3. ایجاد و مدیریت پوشه‌ها
   • شما برای سازماندهی ایمیل‌های هر ایمیل باکس می توانید پوشه‌های جدید ایجاد کرده و ایمیل ها را در آنها دسته بندی کنید.
   • روش انجام

     

     • با زدن منوی (آیکن سه نقطه) روی یک گره از درخت، به عنوان مثال ایجاد یک پوشه ذیل صندوق ورودی مطابق شکل آیتم " ایجاد پوشه نامه" را بزنید و نام آن را تعیین کنید.
     • پوشه ها می توانند متعدد و درختی ایجاد شوند.
     • با انتخاب ایمیلها توانید از لیست یا تکی می توانید آنها را به پوشه مدنظر کپی یا منتقل کنید.
4. جستجوی ایمیل
   • سورنا مجهز به موتور جستجوی سریع و دقیق است.

     کافی است روی باکس جستجو بالای لیست ایمیل ها کلیک کرده و عبارت مدنظر را بنویسید و با انتخاب از منوی باز شده زیر باکس جستجو، تعیین کنید آن عبارت را کجا و با چه شرایط جستجو کند.

     توجه: شما می توانید یک جستجو را برای استفاده و اجرا کردن در آینده ذخیره کنید.

5. ایجاد و مدیریت اطلاعات تماس (Contacts)
   • در سورنا می توانید برای اشخاص و سازمان ها کانتکت و اطلاعات تماس ایجاد کنید. برای این کار از منوی اصلی ماژول "اطلاعات تماس" را باز کنید.

     

     می توانید با زدن روی آیتم اشخاص یا سازمان ها لیست کانتکت ها را ببینید.

     در صفحه اشخاص می توانید شخص جدید اضافه کنید و همچنین در صفحه سازمان ها می توانید سازمان جدید اضافه کنید. برای هر کانتکت یک پروفایل کامل از اطلاعات تماس قابل تنظیم و تعریف کردن هست.

     همچنین امکانات پیشرفته زیر در بخش مدیریت اطلاعات تماس وجود دارد که برای مطالعه در مورد آنها می توانید به راهنمای کامل ایمیل سازمانی سورنا مراجعه نمایید:

     • اطلاعات تماس اشخاص را می توانید به سازمان متصل کنید.
     • می توانید لیست کانتکت های خود را با فایل در سورنا (Import) کنید.
     • آدرس ایمیل های پر تکرار را مدیریت کنید.
     • کانتکت ها را تگ گذاری یا ستاره دار کنید.
     • لیست آدرس برای ارسال ایمیل گروهی ایجاد کنید.
     • لیست آدرس هایی را که ادمین با شما به اشتراک گذاشته فقط خواندنی ببینید.

نکات مهم

پیشنهاد می کنیم حتما به نکات زیر توجه کنید:

• همیشه پس از اتمام کار از سیستم خارج شوید (Logout).
• از قابلیت جستجو برای یافتن سریع ایمیل‌ها استفاده کنید و درصورت نیاز جستجو ها را برای اجرای مجدد در آینده ذخیره کنید.
• برای امنیت بیشتر، رمز عبور خود را به‌طور دوره‌ای تغییر دهید.
• از رمز عبور قوی استفاده کنید.
• از لاگین کردن و ورود به ایمیل باکس تان، روی دستگاه ها و کامپیوترهایی که نمی شناسید پرهیز کنید.

تماس با پشتیبانی

اگر با مشکلی مواجه شدید یا سوالی دارید، با پشتیبانی فنی سورنا از طریق روش های زیر تماس بگیرید:

• ایمیل: support@sorenamail.com
• چت آنلاین وب سایت: www.sorenameil.com
• تماس تلفنی: 91071055-021 داخلی 119
• چت خصوصی با کارشناسان سورنا با اسکن بارکد مقابل:

ضمیمه

اصطلاحات فنی، لینک‌های مفید، و سایر اطلاعات تکمیلی.