از آنجاکه ایمیل سرورها به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در سازمان‌ها، نقشی حیاتی در ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل‌ها ایفا می‌کنند، انتخاب ایمیل سرور سازمانی مناسب برای سازمان‌ها یکی از تصمیمات مهمی است که می‌تواند تأثیر مستقیمی بر کارایی، امنیت و رشد کسب‌وکار داشته باشد. برای انتخاب بهترین ایمیل سرور، باید به معیارهای مختلفی توجه کرد. در این بخش، این معیارها را به طور کامل بررسی می‌کنیم:

۱. مقیاس‌پذیری (Scalability)

• توضیحات: سازمان‌ها به مرور زمان رشد می‌کنند و تعداد کاربران و حجم ایمیل‌ها افزایش می‌یابد. ایمیل سرور باید بتواند این رشد را پشتیبانی کند.

• نکات کلیدی:

  • آیا سرور قابلیت افزودن ایمیل باکس برای کاربران جدید را دارد؟

  • آیا می‌تواند حجم بالای ایمیل‌ها را مدیریت کند؟

  • آیا امکان ارتقای سخت‌افزار یا نرم‌افزار سرور یا نصب موازی رو چند سرور وجود دارد؟

۲. امنیت (Security)

• توضیحات: امنیت یکی از مهم‌ترین معیارها در انتخاب ایمیل سرور است، زیرا ایمیل‌ها اغلب حاوی اطلاعات حساس و محرمانه هستند و از طرفی هکرها هم دنبال اطلاعات و داده های ایمیل سرورها هستند.

• نکات کلیدی:

  • رمزگذاری داده‌ها: آیا ایمیل‌ها در حال انتقال و ذخیره‌سازی رمزگذاری می‌شوند؟

  • احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA): آیا سرور از این ویژگی پشتیبانی می‌کند؟

  • فایروال و سیستم‌های تشخیص نفوذ: آیا سرور مجهز به ابزارهای امنیتی پیشرفته مانند مرکز امنیت در ایمیل سرور سازمانی سورنا هست؟

  • مقابله با اسپم و بدافزار: آیا سرور دارای فیلترهای پیشرفته برای شناسایی و مسدود کردن ایمیل‌های اسپم و مخرب است؟ آیا ایمیل سرور می تواند از آنتی ویروس ها و آنتی اسپم های قوی استفاده کند؟

  • امنیت فیزیکی: اگر به عنوان سرور داخل سازمان نصب می شود، آیا محل نگهداری سرور از امنیت و پایداری کافی (برق و اینترنت) برخوردار است؟

پیشنهاد: ما به عنوان ایمیل سرور امن، به شما ایمیل سرور سازمانی سورنا (امن، پایدار، قدرتمند و بومی) را پیشنهاد می کنیم. لطفا بررسی کنید.

۳. قابلیت اطمینان و دسترسی‌پذیری (Reliability and Uptime)

• توضیحات: ایمیل سرور باید به طور مداوم در دسترس باشد و قطعی‌های طولانی‌مدت می‌توانند به کسب‌وکار آسیب بزنند.

• نکات کلیدی:

  • Uptime Guarantee: آیا ارائه‌دهنده سرور تضمین uptime (مانند ۹۹٫۹٪) ارائه می‌دهد؟

  • پشتیبان‌گیری (Backup): آیا سرور از سیستم‌های پشتیبان‌گیری خودکار برخوردار است؟

  • تکرارپذیری (Redundancy): آیا سرور از سیستم‌های همزمان تکرارپذیر برای جلوگیری از قطعی استفاده می‌کند؟

۴. پشتیبانی فنی (Technical Support)

• توضیحات: پشتیبانی فنی قوی و به‌موقع می‌تواند مشکلات را به سرعت حل کند و از اختلال در کار سازمان جلوگیری کند. وقتی بحث نرم افزار سازمانی به میان می آید در کنار موضوعات امنیت، کیفیت و سطح سرویس پشتیبانی به عنوان مهمترین معیارهای انتخاب ایمیل سرور سازمانی مطرح می شوند.

• نکات کلیدی:

  • آیا سطح سرویس پشتیبانی اختصاصی براساس نیاز مشتری ارائه می شود؟

  • آیا پشتیبانی ۲۴/۷ ارائه می‌شود؟

  • آیا پشتیبانی از طریق تماس تلفنی، چت آنلاین و ایمیل در دسترس است؟

  • آیا تیم پشتیبانی دارای تخصص کافی برای حل مشکلات پیچیده است؟

  • آیا شرکت مجوز افتا برای ارائه خدمات حوزه ی فتا دارد؟

هشدار: همیشه به یاد داشته باشید که امنیت یک فرآیند مداوم است و نیاز به هوشیاری و اقدامات پیشگیرانه دارد. نرم افزار ایمیل سرور سازمانی امن و قوی انتخاب کنید و سپس آن را امن پیکر بندی کنید و در ادامه همیشه مراقب باشید.

۵. هزینه (Cost)

• توضیحات: هزینه راه‌اندازی و نگهداری ایمیل سرور باید با بودجه سازمان متناسب باشد.

• نکات کلیدی:

  • هزینه اولیه: هزینه خرید سخت‌افزار، نرم‌افزار و مجوزها.

  • هزینه‌های جاری: هزینه‌های نگهداری، برق، اینترنت و پشتیبانی.

  • هزینه‌های پنهان: هزینه‌های آموزش کارکنان یا ارتقای سیستم و مهاجرت.

  • مدل‌های قیمت‌گذاری: آیا سرور بر اساس تعداد کاربران، حجم ایمیل‌ها یا سایر معیارها قیمت‌گذاری می‌شود و درطول زمان چه هزینه هایی باید پرداخت شود؟

۶. سهولت استفاده و مدیریت (Ease of Use and Management)

• توضیحات: رابط کاربری ساده و ابزارهای مدیریتی قدرتمند می‌توانند زمان و انرژی تیم فنی را کاهش دهند.

• نکات کلیدی:

  • آیا پنل مدیریتی کاربرپسند است؟

  • آیا امکان مدیریت کاربران، دسترسی‌ها و سیاست‌ها به سادگی وجود دارد؟

  • آیا مستندات و آموزش‌های کافی برای استفاده از سرور ارائه شده است؟

۷. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود (Integration)

• توضیحات: ایمیل سرور باید بتواند با سایر سیستم‌ها و ابزارهای سازمانی (مانند CRM، ERP و نرم‌افزارهای شبکه اجتماعی سازمانی یا اتوماسیون اداری) یکپارچه شود.

• نکات کلیدی:

  • آیا سرور از پروتکل‌های استاندارد مانند LDAP یا Active Directory پشتیبانی می‌کند؟

  • آیا امکان اتصال به نرم‌افزارهای دیگر وجود دارد؟

  • آیا APIهای لازم برای توسعه و یکپارچه‌سازی ارائه شده است؟

  • آیا ایمیل سرور امکان SSO و اتصال به CAS دارد؟

۸. انعطاف‌پذیری (Flexibility)

• توضیحات: سازمان‌ها نیازهای متفاوتی دارند و ایمیل سرور باید بتواند با این نیازها سازگار شود.

• نکات کلیدی:

  • آیا امکان شخصی‌سازی تنظیمات و سیاست‌ها وجود دارد؟

  • آیا سرور از سیستم‌های عامل و نرم‌افزارهای مختلف پشتیبانی می‌کند؟

  • آیا می‌تواند با نیازهای آینده سازمان تطبیق پیدا کند؟

  • آیا شرکت ارائه کننده امکان توسعه سفارشی ارائه می کند؟

۹. پشتیبانی از استانداردها و پروتکل‌ها (Compliance and Protocols)

• توضیحات: ایمیل سرور باید از استانداردها و پروتکل‌های رایج پشتیبانی کند تا با سایر سیستم‌ها سازگار باشد.

• نکات کلیدی:

  • آیا سرور از پروتکل‌های SMTP، POP3، IMAP و MAPI پشتیبانی می‌کند؟

  • آیا با استانداردهای امنیتی مانند GDPR، HIPAA یا ISO 27001 یا الزامات افتا در ایران سازگار است؟

  • آیا از فناوری‌های جدید مانند DMARC، DKIM و SPF برای بهبود امنیت ایمیل پشتیبانی می‌کند؟

۱۰. عملکرد و سرعت (Performance and Speed)

• توضیحات: ایمیل سرور باید بتواند ایمیل‌ها را به سرعت ارسال و دریافت کند تا اختلالی در کار سازمان ایجاد نشود.

• نکات کلیدی:

  • آیا سرور می‌تواند حجم بالای ایمیل‌ها را در زمان کوتاه پردازش کند؟

  • آیا تأخیر در ارسال و دریافت ایمیل‌ها وجود دارد؟

  • آیا سرور از منابع سخت‌افزاری کافی برای ارائه عملکرد بهینه برخوردار است؟

۱۱. پشتیبانی از دستگاه‌های مختلف (Multi-Device Support)

• توضیحات: کاربران ممکن است از دستگاه‌های مختلف (مانند کامپیوتر، موبایل و تبلت) برای دسترسی به ایمیل‌ها استفاده کنند.

• نکات کلیدی:

  • آیا سرور از دسترسی از طریق مرورگر و اپلیکیشن‌های موبایل پشتیبانی می‌کند؟

  • آیا همگام‌سازی ایمیل‌ها بین دستگاه‌های مختلف به درستی انجام می‌شود؟

  • آیا رابط کاربری در دستگاه‌های مختلف بهینه‌سازی شده است؟

۱۲. پشتیبانی از چند دامنه (Multi-Domain Support)

• توضیحات: سازمان‌های بزرگ ممکن است از چندین دامنه ایمیل استفاده کنند.

• نکات کلیدی:

  • آیا سرور از مدیریت چند دامنه پشتیبانی می‌کند؟

  • آیا امکان ایجاد حساب‌های کاربری برای هر دامنه وجود دارد؟

  • آیا مدیریت دامنه‌ها به سادگی انجام می‌شود؟

نتیجه‌گیری

انتخاب یک ایمیل سرور مناسب نیازمند بررسی دقیق معیارهای مختلفی است که هرکدام می‌توانند بر عملکرد و امنیت سازمان تأثیرگذار باشند. با توجه به نیازهای سازمان، بودجه و اهداف بلندمدت، می‌توان بهترین گزینه را انتخاب کرد. ایمیل سرورهای ابری در کنار انعطاف‌پذیری و سهولت استفاده، برای سازمان های بزرگ هزینه سرجمع بالاتری ایجاد می کنند و در برابر شرایط ناپایدار اینترنت در ایران آسیب پذیر هستند ضمن اینکه داده ها و اطلاعات را هم روی ابر ذخیره می کنند، اما در مقابل نصب ایمیل سرور روی سرورهای داخلی سازمان نیز برای سازمان‌هایی که نیاز به کنترل کامل بر داده‌ها دارند، گزینه بسیار مناسب و امنی هست. در نهایت، انتخاب یک ایمیل سرور مناسب می‌تواند به بهبود ارتباطات، افزایش امنیت و رشد سازمان کمک کند.

با ایمیل سرور سازمانی سورنا، بدون دغدغه، پایدار و ایمن ایمیل بزنید، راحت تر و دل پذیرتر کار کنید.